5 min read
GDPR - Den nya dataskyddsförordningen
Ni kan läsa hela personuppgiftsbiträdesavtalet här.
Bilaga 1 till personuppgiftsbiträdesavtalet - Instruktioner och information.
Vad är GDPR?
GDPR (General Data Protection Regulation) är den nya dataskyddsförordningen som ersätter Personuppgiftslagen (PuL) och gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Lagen är framtagen för att stärka rättigheterna för den enskilde när det gäller personlig integritet.
Lagen gäller all behandling av personuppgifter. Varje uppgift varigenom en fysisk person direkt eller indirekt kan identifieras, exempelvis
– E-mail adress
– Köphistorik kopplat till individ
– Adressuppgift
– Bild på person
– Beskrivningar om kund i kundtjänst
Personuppgiftsbiträdesavtal
Abicart hanterar personuppgifter för våra kunder räkning. Alla kunder (butiksinnehavare) i Abicart kommer därför behöva att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Abicart. Du hittar detta under din profil.
Ni kan läsa hela personuppgiftsbiträdesavtalet här.
Vad behöver jag själv göra i butiken för att följa GDPR?
Publicera information i din webshop om vilken kunddata som sparas (förslagsvis under Villkor & Info):
“Vi sparar följande persondata om våra kunder:
Kunder: Förnamn, Efternamn, Företag/organisation, E-post, Person-/org.nr, Momsnummer, Adress, Postnummer, Ort, Land, Telefonnummer.
Beställningar: ip-adress, E-post, , Person-/orgnr, Momsnummer, Adress, Företag, Förnamn, Efternamn, Adress, Postnummer, Ort, Telefonnummer.
Som kund kan du när som helst begära utdrag, ändring eller radering av dessa uppgifter.”
Samlar ni in e-postadresser för att skicka ut nyhetsbrev? I så fall bör man ha en tydlig rubrik på detta i exempelvis kassan, "Ja tack. Jag vill ha nyhetsbrev" så att kunden förstår vad det är dom anmäler sig till.
Har ni en kundklubb, medlemskap eller liknande via kundgrupper så gäller andra regler. Om kunden har godkänt och registrerat sig i butiken för att kunna logga in och få specialerbjudanden, få tillgång till ett annat sortiment än slutkunder och/eller är återförsäljare så anger ni i era villkor varför ni behöver spara dessa uppgifter längre än normala tiden som är ett år.
Mer information finns i Bilaga 1 till personuppgiftsbiträdesavtal: "Information och instruktioner till webshopinnehavare i Abicart" här.
Vad gör Abicart för att jag enkelt kan rensa gamla kunduppgifter?
Vi har byggt ett antal funktioner för att underlätta hanteringen av gamla kunduppgifter i butiken.
Enligt svensk lag måste man spara orderunderlag i sju år. Butiksägaren behöver göra ett val i admin (Beställningar -> Inställningar) hur länge kunduppgifterna ska sparas på beställningarna och sedan kommer personuppgifterna tas bort efter denna tid per automatik.
Har man ett svenskt företag väljer man "Efter 7 år" i listan.
E-postadresser för nyhetsbrevsutskick.
Många tror att man måste skicka ut ett mail till alla kunder så att de ska anmäla sig på nytt för att man ska får skicka nyhetsbrev. Detta stämmer inte riktigt för om man har haft en klar och tydlig text på sin sida när kunden anmälde sig för nyhetsbrev så har kunden redan gjort ett samtycke.
Vill man ändå skicka ut ett mail till alla kunder för att de ska anmäla sig för nyhetsbrev på nytt så kan vi rekommendera Mailchimp som är ett verktyg för att skicka ut nyhetsbrev och dom har en färdig funktion för detta.
Däremot gäller det nya regler på hur länge man får spara en e-postadress i kundregistret. Beroende på vilken bransch man tillhör gäller olika regler men för en butik som säljer förbrukningsartiklar är det ca ett år man får spara uppgifterna. Säljer man exempelvis motorfordon så är det 4-5 år.
För att enkelt kunna rensa bort gamla kunder har vi byggt en funktion under Kunder -> Kundregister -> fältet "Senast aktiv före".
Här kan man välja ett datum, exempelvis ett år tillbaka i tiden och sedan klicka på sök-knappen. Då kommer alla kunder som inte har handlat efter detta datum att visas. Markera alla kunderna genom att kryssa i rutan till vänster om "Kundnummer", välj sedan "Ta bort markerade kunder" i listan ovanför.
OBS! Tänk på att som standard visas 50 kunder åt gången. Om det är fler kunder än 50 som ska raderas kan ni välja att visa fler kunder på varje sida i listan "Visa antal".
Obligatoriska godkännanden
Det finns en kryssruta som standard i kassan där alla köpare måste godkänna butikens villkor innan man kan slutföra köpet så ni behöver inte lägga till detta själva.
Notera att denna funktionen endast fungerar i senaste versionen av våra responsiva teman Ej klassiska teman. Om man har en Checkout-lösning, exempelvis Klarna Checkout så visas inte någon kryssruta då Klarna valt att inte implementera detta.
Om det är så att man har skapat separata sidor för exempelvis butikens integritetspolicy och vill att kunderna även ska godkänna detta kan man nu skapa flera kryssrutor som måste godkännas i kassan.
Först skapar man den egna sidan under "Egna sidor" -> Ny sida och lägger in all information där. I vårt exempel skapar vi en ny sida som heter "Integritetspolicy".
För att lägga till en kryssruta i kassan går man till temat (Utseende -> Teman -> välj tema, redigera) och sedan Innehåll -> Kassa -> Obligatoriska godkännanden.
Klicka på knappen "+Lägg till kryssruta" och då visas följande fält:
- Kryssrutans titel, exempelvis "Jag godkänner butikens"
- Länk text, exempelvis "integritetspolicy"
Till höger under Länk URL -> Sidor finns en lista med butikens alla egna sidor. Tänk på att skapa den egna sidan först. Annars kan ni inte välja att länka till sidan.
Glöm inte att klicka på spara-knappen.